¿Puede la empresa registrar a sus empleados?

¿Puede la empresa registrar a sus empleados?
Registro de trabajadores y sus pertenencias. Existe un conflicto entre la dignidad e intimidad de los empleados y la potestad empresarial para realizarlos

Es frecuente que los intereses de la empresa y el trabajador entren en conflicto en determinados momentos. Así los derechos de un trabajador pueden verse en ocasiones comprometidos por el control que se lleva a cabo en las empresas.

Siendo este uno de los conflictos, este artículo va a analizar la problemática que existe en lo referente al registro de los empleados por parte de la empresa. Este registro se refiere al control de las actividades llevadas a cabo por los trabajadores, de sus pertenencias, de sus taquillas y del mismo trabajador.

Estas situaciones pueden resultar frecuentes en empresas que trabajan con productos físicos, pero también en el caso de que la empresa desarrolle proyectos innovadores, protocolos específicos o material confidencial. En definitiva, cualquier empresa puede verse representada en este punto, aunque es más frecuente que los conflictos existan en empresas con gran número de trabajadores.

A continuación, se analiza la legislación vigente del Estatuto de los Trabajadores, para llegar a un conocimiento detallado sobre los artículos a tener en cuenta en esta materia.

El estatuto de los trabajadores: ¿es posible registrar a un empleado?

Desde el año 2015, se encuentra vigente la ley que aprueba el Real Decreto del Boletín Oficial del Estado en el que se tratan estas cuestiones. En este Estatuto de los Trabajadores se incluyen varios puntos que se pueden analizar para referirse a la disyuntiva entre empleados y empresa de cara a los registros. Para ello, en primer lugar, conviene consultar los artículos 4 y 18 que se refieren al trabajador y el artículo 20 que hace referencia a la empresa, del citado decreto.

En lo que respecta al trabajador, el Boletín Oficial del Estado (de ahora en adelante, BOE) en el Estatuto de los Trabajadores recoge las siguientes afirmaciones:

  • Artículo 4.2. e) Los trabajadores tienen derecho “al respeto de su intimidad y a la consideración debida a su dignidad” aludiendo también a que esta dignidad ha de representarse en contra del “acoso por razón de origen racial o étnico, religión o convicciones, discapacidad, edad u orientación sexual, y frente al acoso sexual y al acoso por razón de sexo”.
  • Artículo 18, sobre la inviolabilidad de la persona del trabajador. “Solo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y efectos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa” especificando claramente que tales registros habrán de realizarse “dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo”. Otro aspecto que resulta importante en este mismo artículo es que “se contará con la asistencia de un representante legal de los trabajadores”. En caso de que no exista tal representante o en el momento del registro esté ausente, se indica que habrá de realizarse en presencia “de otro trabajador de la empresa, siempre que ello fuera posible”. En lo que respecta a la parte que ocupa la empresa, las indicaciones establecidas en el BOE son las siguientes:
  • Artículo 20.3 sobre la dirección y control de la actividad laboral: “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad”.

A partir de la ley, se analizarán minuciosamente estos artículos. Se enuncia que es posible llevar a cabo el registro de un empleado siempre y cuando esta acción esté justificada por una sospecha real de peligro del patrimonio empresarial o de alguno de los otros trabajadores de la empresa. Este registro puede llevarse a cabo tanto sobre la propia persona, como también sobre taquilla y resto de enseres personales, como podría ser un bolso o una carpeta de trabajo que no pertenece a la empresa.

Un caso reseñable que merece especial atención es el del registro de ordenadores, teléfono y correo electrónico que pertenecen a la empresa y en los que se lleva a cabo el trabajo desempeñado por el empleado. En este caso, la ley no se refiere a la puesta en peligro de las posesiones de la empresa, sino que se expone la posibilidad que tiene la empresa de comprobar si su trabajador está realizando las labores que se establecen en su contrato. A pesar de que la empresa también puede registrar estos medios de comunicación y/o informáticos, nuevamente se entra en conflicto con la dignidad del trabajador.

Para no llegar a un punto tan complejo, se plantea una solución preventiva. En este caso, consiste en comunicar las normas de uso de estos medios y, en si van a realizarse controles rutinarios de forma aleatoria, hacérselo saber al trabajador.

En consonancia con esto mismo, el Tribunal Europeo de Derechos Humanos se posiciona a este respecto. Establece que no es posible despedir a ningún trabajador por realizar un uso indebido de los medios informáticos y de comunicación sin haber sido previamente advertido del registro y control al que pueden ser sometidos.

Seguidamente se analizan unas recomendaciones basadas en la ley para proceder en caso de registro de un trabajador por parte de la empresa.

¿Cómo proceder en caso de que se vaya a producir un registro?

En primer lugar, y como también indica la legislación, el registro ha de llevarse siempre a cabo ante la presencia de un testigo. Este testigo debería de ser un representante del propio comité de empresa. En caso de que no exista un comité de empresa o se encuentre ausente en el momento del registro, será necesario acudir a otro trabajador de la empresa que actúe como testigo. Por tanto, resulta imprescindible que en todo momento se involucre a una tercera persona en el registro.

En segundo lugar, es conveniente que tanto el testigo como el trabajador sean informados de la actividad que se va a realizar y den su consentimiento. 

Estas dos acciones permitirán mantener la dignidad del trabajador en todo momento y contar con un testigo ajeno a la causa en caso de que alguna de las partes decida emprender acciones legales a posteriori.

¿Es posible limitar la potestad empresarial haciendo hincapié en la intimidad del trabajador?

En una ocasión, este conflicto se puso en manos de los juzgados por parte de una trabajadora afectada que había visto dañada su intimidad y su dignidad en un registro. En este caso, el jurado falló a favor de los trabajadores.

Entrando en detalle, la situación que se produjo fue la siguiente. La empresa procedió a realizar el registro del bolso de una trabajadora (en presencia de los testigos pertinentes) cuando esta salía de su trabajo. Aunque parece que no se vulneran la dignidad e intimidad de esta trabajadora, lo esencial que hizo que el Tribunal Superior de Justicia de Baleares le diera la razón a esta fue la localización en la que se llevó a cabo esta acción.

La trabajadora se encontraba en el parking al salir de su turno de trabajo, y no en las dependencias ni en el horario de trabajo. Estos matices también aparecen reflejados en el artículo 18 sobre la inviolabilidad de la persona del trabajador. Así, se podría sumar la importancia de la discreción a la presencia del testigo y al conocimiento y consentimiento del trabajador. Esta consideración resulta también fundamental para permitir que se mantengan la intimidad y dignidad que procura preservar la ley en todo momento.

En definitiva, la potestad empresarial no se encuentra por encima del derecho a la intimidad de los empleados. Es necesario cuidar la delicada línea que existe entre la dignidad del empleado y el control llevado a cabo por la empresa. Esto asegurará no crear conflictos que hagan necesaria la intervención de los tribunales.

Para ello, hay que prestar especial atención al cumplimiento de las siguientes recomendaciones:

  • Presencia de un testigo, preferiblemente un miembro del comité de empresa. Si la empresa no dispone de este comité o los responsables no se encuentran disponibles, se puede acudir a otro trabajador ajeno al conflicto.
  • Comunicación al trabajador y al testigo de la acción del registro que se va a realizar y recibir consentimiento por parte de ambos. Esto debería realizarse tanto en el momento en el que se va a proceder a registrar al trabajador como también con anterioridad, si en esa empresa es frecuente llevar a cabo este tipo de controles.
  • Información de las tareas y trabajos que se esperan de los trabajadores en todo momento y de cuál es el uso que se ha de dar a los medios informáticos y de comunicación que se ponen a disposición del trabajador. Si existiesen controles de estos medios, deberían ser comunicados previamente.
  • Realización del registro tal y como se destaca en la ley. Ha de tener lugar en horario de trabajo y en las dependencias del mismo, preservando en todo momento la intimidad y dignidad de los trabajadores implicados.

Todo esto permitirá hacer más estable la doctrina judicial y aclarar posibles malentendidos que se deriven de los registros que realiza la empresa a sus trabajadores.

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