Primero de todo

Primero de todo
La gestión del tiempo es prioritaria para la organización y gestión del resto de recursos de una empresa. El líder debe estar capacitado para priorizar

El tiempo es un recurso que, para la mayoría de los humanos, se presenta como un bien escaso. Sin embargo, todo el mundo dispone del mismo: 24 horas al día. Sacar partido de él dependerá de la gestión del tiempo que se haga, de manera que pueda repartirse entre la vida laboral, familiar y personal y social.

Es en el plano del trabajo donde parece estar más denostado. Trabajadores y directivos se quejan de no disponer del suficiente para realizar todas sus tareas. Es aquí donde se aprecia que se trata del recurso más importante para una empresa.

La razón es sencilla, es el mismo para todos. No se puede comprar, ni arrendar, ni estirar, ni prestar… y su consumo es inevitable. Pero ¿qué pasa cuando se analiza en base a las habilidades directivas de una persona con ejercicio de liderazgo? ¿Realmente se acostumbra en la empresa a valorar la gestión del tiempo como una cualidad de las más importantes que debe tener un gerente?

Probablemente la respuesta de la mayoría de los lectores sea que no. La experiencia indica que un trabajador medio no se siente satisfecho con el uso que da al 45% de su jornada laboral. En principio, cuando se les pregunta de quién es la culpa, la mayoría acusa a otras personas de sus problemas.

Pero el motivo principal es que el propio empleado no suele gestionar bien su jornada de trabajo. Las razones son muy variadas:

  • No saben decir no.
  • No se han negociado plazos para responder
  • La jornada laboral tiende a alargarse.
  • Los objetivos se diluyen.
  • No existe una planificación del trabajo.
  • No se prevé la posibilidad de que surjan imprevistos.
  • No se realizan entrevistas eficientes.
  • Un mal uso de las comunicaciones.
  • No se fija la atención en objetivos y plazos.
  • Falta de habilidad para la organización.
  • No delegar.
  • Inexistencia de una planificación previa de las tareas.
  • Estrés.
  • Cansancio.

En la actualidad, en un mundo global y cambiante, el tiempo se ha convertido en el mayor activo para una empresa. De nada sirven infraestructura, personal o tecnología si no se dispone de capacidad organizativa.

La gestión del tiempo en el lugar de trabajo

Con demasiada asiduidad las personas se quejan en el centro de trabajo. Afirman, angustiados, no disponer de suficiente tiempo para llevar a cabo todas las tareas que tienen encomendadas.

Lo cierto es que la duración de la jornada es igual para todos y no se trata tanto de una cuestión de horas como de una forma de organizarse. Si se adquiere la capacidad de establecer un control del tiempo adecuado, se conseguirá su máximo aprovechamiento. De este modo se podrá rentabilizar el resto de los recursos.

Usarlo adecuadamente es la primera lección que se debe aprender para dirigir una empresa y a equipos de trabajo. De otro modo, la persona queda atrapada por la rutina, deja de fijarse en los objetivos, prioriza tareas poco importantes o comete errores por culpa de la precipitación.

Ante este cúmulo de circunstancias adversas, la persona poco preparada suele reaccionar de una manera muy característica. Trabaja más horas y con más prisas, pospone el asunto o se le pasa por la cabeza que lo lleve a cabo otra persona.

Las consecuencias no se hacen esperar. Las jornadas de trabajo se convierten en interminables, aparece el estrés, disminuye la capacidad intelectual, se devalúa la salud, aparece la frustración y se cometen más equivocaciones.

Sin embargo, una persona preparada sabe que la gestión del tiempo implica el dominio de las horas y del trabajo, en vez de permitir que sean ellos quienes dominen al empleado. En esta premisa reside una de las cuestiones más importantes para poder lograr las metas propuestas.

Gestionar el tiempo debe asumirse como cuando se maneja una herramienta de administración. Con ella se puede trabajar plenamente, eludiendo prácticamente cualquier interrupción que no sirva para cumplir los objetivos de la compañía.

Un buen gestor deberá preguntarse cuál es la fórmula más adecuada para emplear el tiempo en ese momento en concreto. A partir de ahí se debe actuar con precisión y firmeza, para conseguir llegar a término. Para ello ayudará tener muy claros los objetivos que se quieren alcanzar e identificar los puntos muertos, para conseguir eliminarlos.

La concreción de los objetivos

Resulta imprescindible concretar los objetivos, para impedir situaciones dispersas, mantener claro el rumbo a seguir y cómo llegar a buen puerto. Para ello estos objetivos deben acogerse a la norma nemotécnica SMART, un acrónimo que viene del inglés: Specific, Measurable, Achievable, Realistic y Timely. En español se diría que cualquier objetivo estratégico debe ser, por tanto, específico, medible, alcanzable, realista y concebido para ser cumplido en un plazo determinado.

Por otro lado, los objetivos deberán ser claros, específicos, escuetos y coherentes con las políticas y metas de la organización. Es vital que el empleado sepa para qué sirven sus objetivos, qué se espera de él y, a partir de ahí, centrarse en las labores más importantes que le llevarán a la consecución del proyecto.

De este modo se estará trabajando sobre metas concretas y específicas. Además, se contará con la información precisa para saber cuáles son los resultados que se esperan y con los que el empleado debe comprometerse. Esta es una de las fórmulas para que el gestor pueda auto motivarse e imponerse una disciplina.

Eficacia y eficiencia

Manejar los tiempos en el trabajo requiere tener claros algunos conceptos que ayudan a la consecución de objetivos y a la administración del tiempo de una manera productiva. Se ha demostrado que los directivos se enfrascan en tareas burocráticas, en lugar de estar dedicándose a la labor de guiar, conducir, asesorar y liderar a su equipo.

El resultado suele ser nefasto, puesto que hay que afrontar entonces un grupo desorganizado y desestructurado. Cada miembro actúa por su cuenta, sin ningún tipo de coordinación. A veces se ocupan de tareas que no son urgentes o necesarias. Se trabaja de una manera ineficiente e ineficaz.

Por eso resulta básico conocer el significado de estos dos conceptos: eficacia y eficiencia. Además, es preciso saber calcular cuánto se tardará en realizar cada uno de los cometidos de la jornada de trabajo.

La eficiencia no es otra cosa más que hacer las tareas de manera correcta. Es necesaria y positiva. Sin embargo, el hecho de resultar eficiente en el trabajo no garantiza la consecución de los resultados necesarios. Por lo tanto, se puede ser eficiente y no lograr alcanzar las metas estimadas.

Por su parte, la eficacia es la capacidad de conseguir realizar lo que se tiene que realizar. Un individuo eficaz sabe, perfectamente y de antemano, qué es lo que tiene que hacer. En su cabeza están los logros a los que desea llegar y hace lo preciso para sacarlos adelante.

La eficiencia pone el foco de atención sobre el método a través del cual se llega a un fin, en cómo hacerlo. La eficacia se focaliza en el fin en sí mismo. Solo se conseguirá una buena gestión del tiempo si se equilibra eficiencia y eficacia. Pero también implica controlar, medir el lapso que le llevará hacer las tareas.

Es cierto que en algunos puestos de trabajo esta acción es prácticamente imposible. No es fácilmente medible cuánto llevará realizar una venta. Pero no es lo mismo en el caso del trabajo que deben desarrollar los líderes.

No obstante, estos últimos pierden las horas en labores que no son de su competencia, en lugar de dirigir a sus subalternos y liderar a los equipos humanos. Repartir y controlar el trabajo es más una cuestión emotiva, quizá derivada de costumbres y una cultura devenidas de momentos tan remotos como la propia Revolución Industrial.

Liderazgo y organización

Gestionar bien el tiempo resulta fundamental para una buena organización de la función directiva. Gracias a ello se facilitará la consecución de otras tareas fundamentales para un liderazgo eficaz.

Resulta curioso que, según estudios psicológicos recientes, son precisamente las personas con cargos directivos y puestos de responsabilidad quienes perciben que el recurso temporal es para ellos un bien escaso.

Las tareas desarrolladas suelen ser percibidas como importantes. Es preciso que se aprenda a priorizar. No todas son urgentes y la mayoría de las que sí lo son, suelen deberse a que no se ha establecido una estrategia temporal adecuada antes de emprenderla.

Los líderes, como en realidad la inmensa mayoría de las personas, perciben el tiempo como algo subjetivo. Pero la administración de este recurso tiene más que ver con la programación de tareas que con la gestión del tiempo en sí.

Para un directivo es necesario objetivizar. Llevar un registro en forma de agenda o programar por semanas o meses puede ayudar a ver las cosas desde otro punto de vista y permitir otro tipo de programación de las actividades a realizar.

Llegados a este punto, el liderazgo organizado es posible y viable. Para ello se tendrán que eliminar todas aquellas labores que consumen mucho tiempo y no aportan valor añadido. Marcar objetivos y plazos. Conseguir un mayor control temporal gracias a la división de tareas según prioridades y, por último, ser más metódicos y organizados. Sin duda, estos consejos permitirán una mejor gestión del tiempo de trabajo.

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