Eventos Híbridos: lo mejor de lo virtual y lo presencial

Eventos Híbridos
Por qué los eventos híbridos se han convertido en la mejor opción para organizar reuniones y conferencias.

Los eventos híbridos se han convertido en la mejor opción para organizar reuniones y conferencias, donde los participantes no puedan asistir de manera presencial, pudiendo disfrutar de una realidad aumentada, además de interactuar con otros integrantes y ponentes.

Durante estos eventos es posible la interconexión entre lo virtual y lo presencial, permitiendo una mayor cantidad de asistentes, otorgando a cada uno de ellos la misma calidad de contenidos y permitiendo su participación activa, al tener la posibilidad de realizar preguntas, votar, crear comunidades, etc.

Esta tecnología se ha estado utilizando desde hace algún tiempo; para algunas personas es aún desconocida o han pensado que se encuentran en un acontecimiento meramente virtual, sin saber que en realidad son partícipes de un evento híbrido.

Que es un evento híbrido en realidad

Generalmente se tiende a confundir el término virtual e híbrido, cuando en realidad son tecnologías un tanto diferentes, porque mientras una conferencia virtual se trata solo de la retransmisión de imágenes en vivo, el evento híbrido permite la participación, no solo virtual sino también networking, mediante variadas plataformas tecnológicas como All-in-One, convirtiéndola en una opción mucho más completa.

Siendo el objetivo primordial que los integrantes online se alineen con los asistentes presenciales de la manera más cercana posible, siendo tarea del organizador del evento híbrido que los participantes interactúen como un asistente más.

Tipos de eventos híbridos

Los eventos híbridos brindan la oportunidad de realizar diferentes tipos de reuniones virtuales donde la presencia de las personas no es un requisito indispensable, siendo la tecnología el mejor aliado de los organizadores para destacarse en el mundo tecnológico, académico y empresarial.

Conferencias

Es el tipo de evento híbrido más utilizado para dar a conocer nuevos proyectos empresariales, permitiendo una mayor cantidad de asistentes, al mismo tiempo que brinda la oportunidad de presentar una mayor cantidad de ponentes, debido a que no existen restricciones de movilidad.

El sector empresarial se ha adaptado rápidamente a la utilización de eventos híbridos brindando al cliente un mayor valor corporativo al aportar una gran cantidad de audiovisuales, convirtiendo la asistencia en una experiencia única.

Otra de las ventajas que reciben los clientes es la reducción en los precios de los presupuestos ya que no es necesario la movilización de personas utilizando medios como trenes, aviones o transportes de largas distancias, además del ahorro en gastos de alojamiento y comidas o Coffee break.

Ferias

Las ferias híbridas son posibles gracias a la combinación del esquema presencial tradicional con elementos tecnológicos y herramientas digitales que permiten ofrecer ciclos de conferencias, Networking y mostrar stand de productos.

Actualmente las empresas cuentan con una gran cantidad de plataformas tecnológicas que permiten la presentación de productos similar a un stand, donde los interesados pueden visualizar las diferentes ofertas comerciales.

Estos eventos simulan la experiencia presencial de un stand, con la ventaja que pueden ofrecer una mayor cantidad de productos y servicios que por limitaciones de espacio o logística no pueden ser presentados en una feria convencional.

Lanzamiento de productos

Para muchos empresarios y emprendedores los eventos híbridos se han convertido en una gran oportunidad para lanzamientos de nuevos productos, permitiéndoles mostrar todas las características de los mismos, realizar pruebas, demostraciones de productos y servicios en vivo.

Ofreciendo a los asistentes la oportunidad de disfrutar de una mejor experiencia al ver el funcionamiento de productos y maquinarias o las ventajas de los servicios ofertados, en comparación con lo que pueden encontrar en una tienda o en un folleto publicitario.

Educativos

La expansión de las plataformas tecnológicas ha permitido la combinación del aprendizaje presencial y virtual optimizando la enseñanza de tal forma que ofrece a los estudiantes la oportunidad de reforzar lo aprendido de forma presencial con cursos, actividades prácticas y talleres virtuales.

Los eventos híbridos del tipo educativo se estuvieron utilizando para realizar estudios a distancia tanto universitarios como talleres del tipo webinars formativos; con la llegada de la pandemia este tipo de evento ofreció la oportunidad a muchos estudiantes y profesores de todos los niveles el mantenerse al día con sus actividades curriculares.

El aprendizaje híbrido es un tipo de enseñanza donde el alumno ejecuta parte de sus actividades presenciales combinando con una parte online donde el interesado puede disponer del tiempo dedicado, el ritmo y el lugar donde realiza el aprendizaje.

Lo mejor de los eventos híbridos

Uno de los aspectos positivos de la pandemia, ha sido el resurgimiento de nuevos emprendimientos y con ellos una nueva forma de realizar marketing a través de eventos poco conocidos o subutilizados, desconociendo los múltiples beneficios que los mismos aportan.

  • Al implementar el tipo de tecnología utilizada en los eventos híbridos se ha evitado la cancelación de importantes conferencias para muchas organizaciones.
  • Ofrece la posibilidad de aumentar la cantidad de asistentes a nivel local, regional y mundial, aumentando la rentabilidad del evento al conseguir un mayor ROI.
  • El ahorro en gastos de logística entre un evento virtual y uno híbrido se reduce aproximadamente en un 25%.
  • Brindan una mayor oportunidad de participación y construcción de comunidades entre los asistentes.
  • Ofrecen una mayor y mejor experiencia de aprendizaje al difundir en las plataformas, recursos y contenidos atractivos.
  • Brindan la posibilidad de generar leads propios, al poder rastrear y aprovechar datos de los participantes; gracias a que estas plataformas ofrecen un profundo análisis de datos tales como conexiones, inicio de sesión, clics que pueden ser utilizados para realizar un estudio de preferencias, determinar intereses, etc.

¿Por qué organizar un evento híbrido?

En los últimos años, la industria de los eventos híbridos ha tenido un gran auge, demostrando además que este tipo de eventos representa el futuro de conferencias, congresos, eventos de carácter educativo, ferias, etc.

Aseguran un mayor alcance a largo plazo

Cuando se organiza un evento híbrido los asistentes tienen la posibilidad de acceder al contenido del mismo en cualquier momento, además de ofrecer la oportunidad de acceder a sesiones grabadas a otras personas interesadas en el contenido del evento.

Aumentando de esta forma tanto la audiencia, la importancia del evento y la posibilidad de una mayor tasa de conversión.

Mayor posibilidad de conversión

Los eventos híbridos permiten a sus organizadores una mayor cantidad de audiencia, la cual es muy probable que adquiera productos y/o servicios o desee invertir en nuevos proyectos; de la misma forma los patrocinadores encuentran en estos eventos un mayor retorno de inversión al poder realizar un seguimiento mucho más exhaustivo.

Una de las ventajas más atractivas para los patrocinadores es la cantidad de asistentes al evento híbrido más los asistentes presenciales y la repercusión de dicho evento en las redes sociales.

Mayor retorno de inversión

Gracias a las métricas que se obtienen al realizar un evento híbrido, se producen una gran cantidad de datos que permiten realizar informes sobre el rendimiento del mismo, tales como la cantidad de asistentes, como saben del evento, tipos de conexión, momento en que abandonaron la sesión, etc.

Todos estos datos son utilizados para conocer mejor a los asistentes, permitiendo a los organizadores mejorar las campañas de marketing utilizadas y las presentaciones de futuros eventos.

Pasos para organizar un evento híbrido

Estos eventos son tan versátiles que pueden ser capaces de originar dos tipos de experiencias en dos formatos diferentes; al brindar contenido atractivo, tanto para los asistentes al evento como para los participantes virtuales.

Para lograr un evento híbrido exitoso para ambas partes, se debe crear un contenido equilibrado, que sea capaz de mantener la atención de todos los presentes hasta la culminación del evento.

Crear un contenido atractivo para todos los participantes

La generación de contenido de interés que mantenga la atención de todos los participantes por igual es de vital importancia; los organizadores de estos eventos deben asegurarse de que todas las funciones de interacción se mantengan disponibles para los asistentes del evento, además de fomentar la conexión entre usuarios a través del networking.

Emplea las mejores plataformas disponibles

Existen varias plataformas que se pueden utilizar para organizar un evento híbrido, las mismas gestionan todos los detalles necesarios y asesoran a los clientes a manejarse de manera eficaz entre la virtualidad y lo presencial.

La mayoría de estos servicios incluyen una plataforma virtual y una app móvil para la interconexión entre el evento virtual y el presencial, además de registro online del evento, E-mail marketing, entre otros.

Invita exponentes reconocidos

Para alcanzar la motivación de continuar en un evento es necesario captar la atención de los participantes en todo momento; una de las mejores herramientas que se pueden utilizar para mantener ese interés es invitar exponentes reconocidos, especializados en el tema.

Si se incluyen ponentes internacionales es posible enriquecer aún más el contenido del evento y a la vez aportar un valor añadido, sin mencionar el ahorro en costes por concepto de traslado y alojamiento.

Entrega de kits de regalos

Cuando el evento híbrido incluye kits de regalos, los organizadores deben asegurarse de que los participantes virtuales reciban sus kits con antelación, de esta forma los invitados obtendrán todos los beneficios del evento por igual.

Recoger información después de culminar el evento

Tras culminar el evento es necesario recopilar la opinión de los asistentes para conocer qué les ha parecido el evento y los aspectos que se deben mejorar; esta acción se puede lograr a través de:

  • Llamadas telefónicas.
  • Formularios de feedback.
  • Solicitar una puntuación.

Modelos de eventos híbridos

Muchas empresas y organizaciones han demostrado que los eventos híbridos tienen la misma potencia que un evento presencial, convirtiéndose en la opción perfecta para ofrecer sus productos y servicios.

Apple Special Events

Apple ha sido una de las pioneras en organizar eventos atractivos e innovadores en cuanto a tecnología se refiere, utilizando una calidad de producción de eventos audiovisuales incomparable, marcando un hito en lo que producción de eventos híbridos se trata, y convirtiéndose en un modelo de referencia para otros empresarios y organizadores de eventos.

Siendo el equipo organizador el responsable de mantener la fluidez y el dinamismo de los eventos para hacerlos atractivos y divertidos para los participantes presenciales y virtuales.

HILTON ConnectiON

La reconocida cadena hotelera adaptó su evento tradicional a los eventos híbridos y, como era de esperarse, con la misma excelencia de un evento presencial. En el mismo se reunieron los principales ejes de la marca, teniendo como sede la ciudad de Málaga.

El objetivo de este evento fue presentar los nuevos lanzamientos de servicios y productos, así como también entregar un formato de presentación de nuevas medidas.

El evento reunió a más de 70 asistentes de forma presencial y 200 vía streaming, conectando a tres de sus más importantes hoteles en España; Higuerón Hotel Málaga, Hilton Madrid y Hilton Diagonal Mar Barcelona.

Premios MTV EMA

Las premiaciones de los tradicionales MTV se realizaron mediante un evento híbrido de categoría mundial; las grandes estrellas de la música fueron invitadas a través de una plataforma virtual, donde podían verse e interactuar mientras transcurría la entrega de premios.

En este evento se añadieron presentaciones 3D y videos donde los famosos recibían sus respectivas premiaciones.

Para la realización de este espectacular evento se contó con un grupo de expertos en eventos híbridos, quienes manejaron con máxima exactitud cada segundo del evento.

TwitchCon

Aunque Twitch es una plataforma de streaming online para productores de contenido y jugadores, ofreció una transmisión en vivo para una audiencia de transmisores usando su propia plataforma de transmisión.

Brindando a los asistentes la libertad de comentar acciones y compartir con otros miembros de la comunidad; siendo esta una manera de aumentar su audiencia, se realizaron paneles de sesiones, torneos, además de las presentaciones online de Madeon y Blink-182.

Campaña navideña ENTEL

ENTEL sorprendió a todos sus clientes con un gran evento donde los asistentes podían interactuar y conocer de primera mano promociones de equipos y nuevos planes de telefonía celular, además de ofrecer la presentación de DimiTREE, un árbol de navidad muy amigable que capturó la atención de grandes y chicos.

La empresa Stringnet fue la encargada de personalizar a este particular árbol con animaciones 3D a través de una pantalla que simulaba ser DimiTREE y a quien las personas podían pedirle su regalo de navidad.

Para crear la experiencia interactiva se utilizaron herramientas de desarrollo tecnológico y programación, además de una persona con traje MOCAP (captura de movimiento) para simular la personificación en tiempo real.

Formación relacionada

Comentarios (1)

Responder

Alejandra Morales

Enviado el

muy buena aportación de contenido, necesario para enfatizar que los eventos híbridos no solo son una forma de adaptación al cambio o modernización, constituyen una forma de vida e información. Saludos!

La página web www.cerem.do utiliza cookies para mejorar los servicios ofrecidos. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso e instalación. Para más información haga click aquí.

Subir